14. oktober tar ni kommuner i Kongsbergregionen i bruk et nytt elektronisk pasientjournalsystem (EPJ). Det betyr en stor endring for helse- og omsorgstjenestene, og berører tjenestemottakere, pårørende og 5000 ansatte.
Etter mer enn 20 år med dagens journalsystem er Kongsbergregionen nå klar for et teknologisk skifte. 14. oktober går de ni kommunene over til det nye EPJ-systemet fra AIDN.
– Dette er et stort løft for kommunene og et omfattende prosjekt som har pågått over flere år. Målet er først og fremst å gi ansatte bedre verktøy i arbeidshverdagen, og samtidig legge til rette for tryggere og mer sammenhengende tjenester for tjenestemottakerne, sier prosjektleder Mariann Åmo.
Det nye systemet skal erstatte dagens løsning, som ble tatt i bruk tidlig på 2000-tallet. Siden den gang har helse- og omsorgstjenestene utviklet seg betydelig, både når det gjelder arbeidsformer, krav til dokumentasjon og bruk av digitale løsninger.
Når det nye systemet tas i bruk, får alle de ni kommunene i Kongsbergregionen samme journalsystem.
– Det regionale samarbeidet er en viktig del av dette prosjektet. Vi har kunnet dele kompetanse, erfaringer og ressurser på tvers av kommunegrensene. Det gjør at vi står sterkere sammen enn om hver kommune skulle gjort dette alene, sier Åmo.
Samarbeidet strekker seg også utenfor Kongsbergregionen. Kommunene har samarbeidet med andre kommuner som har erfaring med systemet, og dette samarbeidet videreføres også når løsningen er tatt i bruk.
Et viktig mål med det nye systemet er å redusere unødvendig administrasjon og dobbeltarbeid.
Det nye EPJ-systemet gir blant annet bedre støtte til dokumentasjon, mer automatisering og enklere tilgang til relevant informasjon. Oppgaver som tidligere måtte gjøres manuelt, kan i større grad automatiseres.
– Når ansatte bruker mindre tid på å lete etter informasjon, registrere opplysninger flere steder og gjøre manuelle oppgaver, kan mer av tiden brukes på faglig arbeid og på menneskene tjenestene er til for, sier Åmo.
Det nye systemet skal også gi ledere bedre styringsinformasjon og et bedre datagrunnlag for planlegging, kvalitet og ressursstyring.
For tjenestemottakere og pårørende kommer det også nye muligheter. Med Mitt AIDN får de en digital inngang til dialog med kommunehelsetjenesten. Portalen er ikke ment å erstatte løsninger som DigiHelse eller Helsenorge, men kommer i tillegg og er særlig knyttet til kommunale helse- og omsorgstjenester, søknader og vedtak om tjenester.
I Mitt AIDN kan man blant annet få oversikt over tjenester og vedtak, kommunisere sikkert med kommunen, se avtaler og få relevant informasjon. Innlogging skjer med BankID, og pårørende kan få tilgang der det er lagt til rette for det.
– Vi ønsker at tjenestemottakere og pårørende skal oppleve at det blir enklere å ha kontakt med kommunen. Mitt AIDN gir en trygg digital kanal for dialog med kommunehelsetjenesten og gjør det enklere å få oversikt over tjenester og oppfølging, sier Åmo.
Stor digital omstilling
Selv om tjenestemottakerne vil merke endringen, er det de ansatte i helse, omsorg som får den største endringen i arbeidshverdagen.
Tusenvis av ansatte skal lære det nye systemet før oppstart.
– Vi vet at et systembytte i denne størrelsen krever mye av organisasjonen. Derfor har opplæring, testing, kvalitetssikring og endringsledelse vært helt sentralt i prosjektet, sier Åmo.
Fram mot 14. oktober gjennomføres det omfattende opplæring og testing. Data skal kvalitetssikres, ansatte skal få øve i løsningen, og tjenestene skal forberedes på overgangen.
Målet er at ansatte skal være trygge når det nye systemet tas i bruk.
Det nye EPJ-systemet handler derfor om mer enn å bytte ut et gammelt journalsystem.
– Dette er ikke bare et nytt IT-system. Det er en viktig del av hvordan vi skal utvikle helse- og omsorgstjenestene framover. Vi får en moderne digital plattform som kan videreutvikles og som gir nye muligheter for samhandling, automatisering og bedre tjenester, sier Åmo.
Satsingen skal blant annet legge til rette for bedre samhandling med sykehus, fastleger og andre aktører, bedre datagrunnlag for utvikling av tjenestene og nye arbeidsformer.
– Det jeg er mest stolt av, er hvordan kommunene har stått sammen gjennom dette arbeidet. Det er et stort prosjekt, men samarbeidet gjør at vi kan dele erfaringer og kompetanse og redusere belastningen for den enkelte kommune. Det gir oss et godt utgangspunkt når vi nå går inn i den siste fasen før 14. oktober, sier Åmo.
14. oktober markerer dermed starten på en ny digital hverdag for helse- og omsorgstjenestene i Kongsbergregionens ni kommuner.
Her kan du følge arbeidet med det nye EPJ-systemet, se hva som skjer frem mot innføringen og finne informasjon om prosjektet.
